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Como evitar erros no recebimento de notas fiscais

recebimento de notas fiscais

O recebimento de notas fiscais ou o recebimento fiscal é o momento em que a mercadoria adquirida pela empresa chega através do fornecedor. Assim, conforme acordado na companhia, é feita a recepção do documento e os produtos são conferidos. A partir daí, a mercadoria pode ser usada ou colocada na linha de produção. 

Parece simples e fácil, mas não é bem assim. Todas essas etapas entram em funis complexos, necessitando de atenção. Afinal, muitos erros podem aparecer no meio do caminho e é preciso solucioná-los. 



Para garantir que a operação ocorra de forma correta, é necessário conhecer os erros mais frequentes que ocorrem nesse cenário. Veja quais são:



Falta de controle das notas emitidas contra o CNPJ

É comum que as empresas não tenham controle sobre aquilo que foi escriturado ou emitido contra o CNPJ da organização. Mas isso não é o cenário ideal. É muito importante estar 100% a par da situação para impedir a geração de notas frias contra a empresa. Consequentemente, esse contexto resulta em autuações e multas. 

O ideal é acompanhar todo o processo de emissão e recebimento e poder consultar a qualquer momento as notas emitidas contra o seu CNPJ. Saiba mais sobre isso no artigo:



Auditoria Fiscal 

Cada ação realizada deve ser conferida, com isso, as chances de erros diminuem. Ao receber documentos fiscais eletrônicos, a auditoria deve trabalhar na conferência dos documentos recebidos. Mas também é importante que a área trabalhe na verificação dos documentos emitidos, uma vez que é necessário checar o arquivo XML do fornecedor junto à SEFAZ. 

Além disso, para evitar multas, é importante realizar a escrituração da nota fiscal dentro da empresa, com o objetivo informar ao Fisco sobre as movimentações que ocorrem com as mercadorias, sendo categorizadas também de forma adequada. Assim, a tributação é aplicada corretamente.




Trabalho manual e escassez de tempo 

Parece que não, mas muitas empresas ainda realizam a gestão fiscal de forma manual. Esse comportamento deixa a empresa mais suscetível a erros. Afinal, são muitas informações minuciosas para serem conferidas. 

Consequentemente, a área que cuida dessa parte do negócio será sobrecarregada. Muito tempo será gasto para fazer a verificação das notas recebidas e o retrabalho e o erros são uma realidade frequente. 




Falta de verificação nas notas fiscais 

Quando a empresa recebe uma mercadoria, é necessário verificar a situação da nota na Sefaz. Esse ato é importante, porque a nota recebida pode não ser válida ou ter sido cancelada pelo fornecedor.  

Assim, depois que é feita a recepção da mercadoria, o possível erro só aparecerá no momento em que a organização declarar o SPED Fiscal. Com isso, a empresa corre o risco de ser autuada pelo fisco. Além disso,  será obrigada a recuperar as informações fiscais erradas. Por isso, é importante estar em constante verificação na Sefaz. 




Evitando erros no recebimento de notas fiscais de forma simples

Usar a tecnologia à favor da empresa é uma solução. Ter um sistema inteligente que ajude a controlar e monitorar suas notas fiscais recebidas e emitidas faz toda a diferença:

  • Tenha 100% controle das notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ
  • Garanta o compliance fiscal da sua empresa
  • Consulte o status de autorização no momento do processamento e agende reconsultas para identificar cancelamentos 
  • Valide automaticamente a estrutura de arquivos XML e sua validade jurídica

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Comentários

4 respostas para “Como evitar erros no recebimento de notas fiscais”

  1. Boa tarde

    Muito bom receber, essas orientações ,pois aprendo muito,obrigada por tudo.

    1. Avatar de Daniele Lima

      Muito obrigada por nos acompanhar, Ivone 🙂

  2. Avatar de Paulo Moreira da Silva
    Paulo Moreira da Silva

    Muito Bom..as explicaçoes enviadas,.e´de muita ajuda.
    Grato estou por ter empresas,pessoas para nos orientar..nos acordando para
    possiveis falhas..

    1. Avatar de Daniele Lima

      Obrigada por nos acompanhar, Paulo!

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