Por quanto tempo guardar Notas Fiscais?

2
Guardar notas fiscais Tempo de leitura: 2 minutos

Todas as empresas devem guardar Notas Fiscais. As que não possuem essa prática correm o risco de ter que pagar impostos novamente e com acréscimo de multas. 

Atualmente, muitas empresas já se preocupam em armazenar as notas fiscais emitidas, mas não são todas que realizam o armazenamento das notas recebidas de fornecedores.

Saiba mais:



Guardar Notas Fiscais, além de importante, é obrigatório

Guardar notas fiscais é de obrigatoriedade do contribuinte emitente ou destinatário. Assim, a contabilidade não tem obrigação de guardar seus documentos e tampouco a Sefaz. As empresas são obrigadas, por lei, a guardar Notas Fiscais emitidas e recebidas por 5 anos.

É válido ressaltar que a NFe é o arquivo XML assinado e autorizado digitalmente. É esse arquivo que deve ser armazenado, mantendo o formato em que foi transmitido e autorizado. Portanto, guardar somente o DANFE, isto é, a versão em pdf do documento não é o suficiente. Aliás, o armazenamento do DANFE não é obrigatório, o documento que tem validade fiscal é o arquivo XML.



Por que é necessário guardar notas fiscais por 5 anos?

Porque é durante esse período que o fisco pode solicitar os documentos para conferência. Caso a empresa não possua as notas solicitadas, ela pode receber multas. Além disso, é dentro desse prazo (5 anos) que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas.

Outro detalhe importante para manter suas notas recebidas por cinco anos é a revenda de produtos adquiridos. A empresa não pode vender bens e/ou equipamentos adquiridos, afinal, não terá o comprovante fiscal para entregar ao novo comprador. Além disso, a empresa perde seu direito a garantia de produtos adquiridos.


👉 Conheça os riscos de não receber todas as suas notas fiscais



Como guardar notas fiscais de forma segura?

A segurança no armazenamento é importante, afinal, nenhuma empresa quer ser multada. Mesmo quem emite poucas notas deve se preocupar com o armazenamento da NFe. Pois, em caso de perda, a Sefaz não é responsável por disponibilizar esses documentos para a recuperação.

A guarda das NFes deve ser feita de maneira segura e prática. Afinal, sua empresa precisa ter acesso às notas no momento em que precisar. O armazenamento em computadores ou pen drives é uma opção, mas, podem ser um risco, estes equipamentos podem estragar ou sumir.

Um boa alternativa para salvar seus documentos de maneira segura é armazená-los na nuvem, que além de oferecer maior segurança facilita o acesso a eles.



Armazenamento seguro e prático

Soluções seguras e práticas são importantes para guardas as notas de maneira organizada e eficiente.  

A Oobj possui uma ferramenta especializada no recebimento e armazenamento de documentos fiscais pelo prazo previsto pela legislação. Com ela,  o backup de suas notas está 100% seguro, você pode compartilhar os documentos fiscais com clientes, parceiros e contadores, entre muitas outras funcionalidades. Saiba mais:


SABER MAIS


2 Comentários

  1. E quanto ao Sistema emissor de Notas Fiscais, existe alguma lei que informe um período o qual a empresa fornecedor do Sistema emissor deve guardar as Notas fiscais?

    Por exemplo, o cliente cancelou o uso do sistema, a empresa fornecedora do sistema tem obrigação em guardar suas Notas Fiscais assim como seus dados?

    • Olá, a responsabilidade de guardar as notas fiscais emitidas e recebidas é do contribuinte emitente ou destinatário.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *