Gestão NFSe: como otimizar o recebimento fiscal

Gestão NFSe: confira os principais desafios e as formas de melhorar o recebimento desse tipo de documento

As obrigações fiscais transformam em um desafio manter a gestão das notas fiscais organizada e eficiente. Relacionando esse cenário com as Notas Fiscais Eletrônicas de Serviços (NFSe), que podem ser recebidas ou armazenadas sem padronização, as dificuldades aumentam. Além disso, se o volume de notas for alto, os problemas podem se agravar ainda mais.

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Realizar o controle de NFSe significa ficar a todo momento atento a diversas questões tributárias. Porém, é possível melhorar esse contexto, saiba como ao longo do texto.

Os desafios de gestão da NFSe

Pelo fato da NFSe não obedecer um padrão nacional, ela aparece com diversos layouts e arquivos com campos diferentes para preencher. Ou seja, cada prefeitura define como será o modelo do documento. 

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Essa falta de padrão gera falhas na integração de dados e retrabalho, desperdiçando tempo com tarefas que poderiam ser automatizadas. Outra consequência são erros na compilação das informações, deixando a empresa suscetível a autuações fiscais. 

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Além disso, a dificuldade na gestão das notas gasta um tempo maior que o ideal, por ser manual. Consequentemente, os custos e possibilidade de falhas aumentam. 

Consequências de uma gestão falha de NFSe

Como já citei anteriormente, a falta de padronização da NFSe, dificulta a automatização e o tratamento desses arquivos.

A consequência disso será:

• Atraso nos pagamentos, porque a nota não chegou do fornecedor ou não foi identificada,
• Dificuldade de armazenamento, já que são tipos diferentes ou mesmo o engavetamento de notas que chegam impressas e não são repassadas à área fiscal
• Lentidão na gestão, já que cada etapa possui um trava enorme para dar vazão ao processo

❓ Mas como melhorar esse processo?

✅ Possuindo um sistema que unifique e integre todos os seus documentos fiscais. Com uma solução assim, os dados são melhor organizados, evitando:

• Trabalho manual, como ter que digitar e digitalizar notas
• Altos custos com processos
• Erros de preenchimento dos campos
• Vulnerabilidade fiscal

E pensando em resolver esses problemas é que nós, da Oobj, otimizamos nossa solução de recebimento NFSe. Vamos falar sobre isso a seguir:

Facilitar a gestão de recebimento de NFSe

Existem alguns pontos a serem trabalhados para melhorar o cenário de gestão da NFSe.

Primeiro, é necessário adquirir uma solução fiscal que integre todos as suas notas de serviço e assim proporcione ao negócio maior controle sobre a área contábil. É indispensável também que esse sistema dê maior transparência aos processos fiscais, a fim de evitar atuações. 

Além disso, o software de gestão deve padronizar em um só layout a NFSe, para reduzir erros e otimizar o tempo de trabalho. Existem alguns padrões, como o da ABRASF, já adotado por algumas prefeituras. 

Por fim, deve-se certificar que esse sistema ofereça a guarda legal dos documentos e garanta a segurança dessas informações. 

Portanto, seguindo essas orientações, é possível obter um controle mais eficiente de todas as notas, desde a validação, recebimento, tratamento e a distribuição dos documentos recebidos. 

Dentro disso, o software da Oobj para gestão de NFSe também possui:

• Atendimento para todas as prefeituras do Brasil
• Importação de XML por foto (OCR)
• Leitura do documento, seja ele PDF, JPG, URL ou XML, direto por e-mail

Com isso, a sua empresa não precisará depender 100% do fornecedor para recebimento dos NFSe. O resultado disso é:

• Redução de custos com multas por atraso nos pagamentos
• Ganho de tempo nos processos de pagamento de serviços
• Confiabilidade para o time fiscal, que estará resguardado das obrigações acessórias

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