E se o departamento fiscal parasse de apagar incêndios?

Confira orientações essenciais para o departamento fiscal da sua empresa:

Se você estiver se perguntando do que se trata esse artigo, eu estou satisfeito. Era exatamente essa reação que eu queria.

Seguinte, conversando com uma consultora fiscal (uma grande referência em Goiás e no Brasil) ela me contou que o trabalho do gerente fiscal, sem generalizar, é composto, basicamente, por resolução de problemas recorrentes com operações de outros departamentos.

O que acontece muito é de outros departamentos executarem seu trabalho e quando a informação chega ao fiscal o problema explode, já que, aquela informação não tem total procedência para validar todos os critérios necessários de acordo com as leis tributárias.

É aí que o gerente fiscal começa a correr atrás de todo o fluxo que aquela informação percorreu na empresa. E tal ação dura o mês todo, pois a falha na comunicação de processos entre as áreas sempre estoura no Departamento Fiscal.

Conteúdo do Artigo

O que é ser estratégico e ser operacional?

Infelizmente, hoje, a maior parte dos profissionais que deveriam ser estratégicos, atuam de forma operacional.

Isso acontece na nossa frente a todo instante, basta começar a reparar. Donos executando mais atividades braçais que os colaboradores, gerentes comerciais vendendo mais do que a equipe, deixando de treinar seus vendedores e gerentes fiscais que ficam correndo atrás de outros departamentos para resolver problemas pontuais no fluxo das informações.

Na maioria das empresas, esse comportamento é resultado de uma cultura de centralização de poder e da falta de conhecimento sobre liderança e gestão. Isso fez com que as noções de estratégico, tático e operacional fossem distorcidas pelo empirismo da execução diária em busca do resultado.

Estratégico: é o grupo de pessoas responsáveis por definir o futuro da empresa pensando em fatores externos e internos. Traduzindo, são os encarregados de definir propósito, objetivo, missão, visão e valores da organização.

Tático: é basicamente o grupo de gerentes que definem as metas que cada departamento deve atingir e como as áreas devem agir para alcançar as definições estratégicas.

Operacional: são os colaboradores responsáveis por executar o que foi definido pelos gerentes no planejamento tático. Ou seja, são as pessoas que realizam as atividades para chegar à meta.

Portanto, “ser estratégico” significa executar ações que impactam toda a empresa. Por exemplo, fazer uma análise da jornada de compra do cliente nos últimos 6 meses. O resultado dessa atividade pode repercutir em toda a companhia. E “ser operacional” é realizar uma tarefa pontual. Ou seja, o resultado dela faz a empresa atingir a meta, mas não interfere na estratégia da organização.

Podemos ser operacionais em cargos estratégicos ou o contrário?

Sempre misturamos atividades dos três âmbitos e isso é saudável para o crescimento do negócio. O que devemos controlar ao máximo é o nosso foco.

Quando deixamos o planejamento de lado e começamos a resolver um problema atrás do outro, temos uma falsa impressão de produtividade, pois executamos muita coisa em um dia.

Mas quando a gestão é orientada a dados, no fim do mês, embora a execução tenha sido intensa, a curva de crescimento da empresa muitas vezes nem aumenta. Essa é a consequência de executar atividades sem o foco na estratégia.

Por que o departamento fiscal trabalha de forma operacional a maior parte do tempo?

Característica profissional

Desde a faculdade, o profissional da área fiscal é preparado para trabalhar de forma operacional. Então, é muito difícil mudar esse hábito ao longo dos anos.

Comunicação dentro da empresa

Uma coisa que acontece em empresas de todos os portes é o Vendas, Compras ou outro departamento realizar uma operação com outra empresa ou com uma Pessoa Física (CPF).

Até aí, tudo ok.

Mas todas as operações terminam no fiscal e durante a negociação. Antes de se efetivar uma operação ou as duas partes alinharam informações, nenhuma delas foram passadas para o fiscal. Às vezes, nem o DFe chega.

Por conta disso, o analista ou até mesmo o gerente são obrigados a ficar correndo de um lado para o outro para entender o que aconteceu, quais foram os acordos, em qual ordem e onde estão os documentos.

Falta de tecnologia bem estruturada

Isso é um ponto que vem sendo deixado de lado e ele pode ser uma das maiores alavancas de resultado.

Hoje, temos muita tecnologia para mensageria fiscal, mas um gerente cuida de muito mais coisas além da parte de mensageria.

A tecnologia ajuda nesse aspecto, controlar o trabalho para além da comunicação fiscal com a SEFAZ, correlacionar tudo para entregar dados e gerar hipóteses que contribuem para o negócio e para o departamento.

Por exemplo, dentro da nota fiscal, temos inúmera s informações disponíveis para compor uma estratégia de vendas.

Um bom exemplo de insight que a nota fiscal pode responder é:

Quando uma pessoa vem à minha empresa e compra o produto x, normalmente ela leva algum outro produto específico?
Será que a venda de um produto x se correlaciona com a venda de um produto y?

Então, a tecnologia pode ajudar um gestor a aumentar muito a eficiência operacional do departamento, organizar o fluxo de informações do início ao fim, trazer soluções e inovações em forma de dados.

Portanto, use a tecnologia para melhorar o processo fiscal e controlar as informações que nos faz dependentes de outras áreas.

Não precisamos tratar o problema quando ele estoura na nossa mão.

Extinção da inovação

O departamento fiscal sempre viveu em função da SEFAZ, sendo o objetivo final, garantir que as obrigações fiscais sejam atendidas. Mas, por ter se fechado quanto a outros pontos que envolvem a empresa, deixou de tracionar seu crescimento.

Um bom exemplo é a exploração da nota fiscal para mais coisas além de satisfazer a SEFAZ.

A nota fiscal é a fonte de informações mais valiosa de uma empresa. Primeiro, porque é um dado altamente confiável e, segundo, por conta das informações contidas nela como valor total da compra, produtos comprados, CPF do comprador (quando este optar por inserir), hora da compra, entre outros.

Cruzar essas informações resulta no melhor mapa possível para atingir o objetivo anual da empresa, seja ele crescimento, redução de custos ou evitar riscos.

Como seria o seu departamento fiscal dos sonhos?

O fluxo de trabalho do departamento fiscal é extremamente dependente do trabalho de outras áreas, logo, não podemos criar uma máquina de produtividade sem que exista um alinhamento entre todas as partes do negócio.

O departamento fiscal dos sonhos é aquele que consegue alinhar as informações necessárias para recebimento e emissão de documentos fiscais com as áreas que darão início às operações de entrada e entrega de produtos ou serviços.

Processos

Comece fazendo perguntas simples e questione tudo, por mais que pareça óbvio.

Onde meu processo de recebimento deve começar para eu ter melhor assertividade?
Qual tecnologia vamos usar lá no início para não perder informação?
Quem é o responsável pela primeira ação?
O que o responsável deve fazer com a informação?
Como fazemos a gestão da informação?
Quais são as atividades até chegar ao fiscal?
Como controlamos a execução dessas atividades?

O objetivo aqui é gerar uma nova visão de como realizar o processo de recebimento e de emissão de uma forma fluida, metrificada e escalável.

Estamos tomando uma lição dessas StartUps como a Nubank de como reinventar qualquer tipo de gestão.

Estratégia

Não deixe o fiscal ficar de fora da estratégia da companhia. Se a estratégia deste ano é estruturação para escalar nos próximos anos, seja o precursor de informações para isso.

Todas as informações acabam no fiscal, então é fundamental que ele participe da estruturação de todos os processos e dê a sua opinião em cada etapa e atividade.

O fiscal está na empresa inteira, todas as pessoas precisam trabalhar com nota fiscal, logo, elas precisam saber quais as tratativas para esse documento.

E até mesmo antes disso, o vendedor, o suporte, ou qualquer pessoa da companhia precisa saber como realizar as operações que envolvam DFe, de uma forma que seja escalável e segura, de acordo com o fiscal (que é o departamento especialista nisso).

Então, seja onipresente na empresa, participe sempre de tudo que envolva estratégia e processos. Mas lembre-se de não acumular trabalhos que não te trarão resultados.

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Processo e comunicação para o seu departamento fiscal

Desenvolva processos simples, a legislação já é complexa demais. Não precisamos de procedimentos que compliquem ainda mais as coisas.

Seus fluxos de trabalho precisam ser fáceis, até mesmo para facilitar o treinamento da equipe. Se você tem algo dentro da empresa que dificulta a comunicação, cria ruídos entre as áreas, comece a pensar em trocá-lo.

A falha na comunicação é uma das coisas que mais causam problemas nas organizações. E, muitas vezes, essa falha acontece por conta dos processos.

O resultado disso é que o processo de vendas não se comunica com o do financeiro e nem com o do fiscal. A gestão dos documentos fica a desejar, porque a informação chega quebrada e a empresa fica patinando.

Então, tenha um processo simples a ponto de qualquer pessoa compreendê-lo em alguns minutos e tenha muito zelo pela ponte entre ele e os de outras áreas da empresa.

Saia daqui com o caminho das pedras

Se você possui problemas recorrentes em algumas partes da operação fiscal, otimize seus processos ou, até mesmo, comece um novo e busque automação!

Isso trará para sua companhia uma visão mais orientada a dados e resultados.

Uma coisa muito importante que temos que nos atentar é para a meta. É raro ver empresas com metas para todos os departamentos, mas é comum ver departamentos com metas entregam mais resultados.

Então, se temos uma meta, vamos construir um plano de ação para atingi-la. Se não temos, vamos construir uma.

Um ótimo direcionador é trabalhar com a meta da organização, seja ela reduzir custos ou aumentar a receita.

Para finalizarmos com os pensamentos a mil, pense em inovação, viva a inovação, seja a inovação. Se existe um processo na sua empresa que pode ser otimizado, busque um jeito totalmente novo de reinventar.

Ache as alavancas de resultado do seu departamento com processos, dados e inovação.

Portanto, se a sua empresa já enxergou esses problemas e busca uma solução para tecnologia de emissão e recebimento de documentos fiscais, conheça a Oobj. Uma empresa especialista em gestão de DFes que está constantemente atualizada com as alterações na legislação e poderá potencializar a sua operação com muita eficiência.

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