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Trabalho home office e o gerenciamento de projetos

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trabalho home office Tempo de leitura: 6 minutos

Atualmente, no cenário em que estamos vivendo, o trabalho home office se tornou comum para algumas empresas. Com isso, desafios surgem: controle de tarefas, cumprimento de metas, manutenção da produtividade, organização das atividades, entre outros. Como então, gerenciar de forma palpável os projetos do seu time?

Nesse artigo, vamos falar de forma prática sobre algumas ferramentas que são utilizadas pelas nossas equipes aqui da Oobj.

Veja como medir efetivamente, organizar melhor e tornar o home office mais produtivo, com as ferramentas:



Redmine

O REDMINE é um gerenciador de projetos online e gratuito. Ele é flexível e suporta diversos bancos de dados e pode ser configurado para trabalhar com várias atividades diferentes. 

Como o Redmine funciona?

Através de um usuário administrador, a ferramenta é configurada em um formato alinhado aos padrões e métodos da forma que a sua equipe trabalha melhor. 

Assim, quando novo projeto é criado no Redmine, é possível descrevê-lo, adicionar membros/equipes, colocar o papel de cada responsável, entre outros. 

Para entender melhor sobre a ferramenta, veremos as funcionalidades mais importantes que são oferecidas.



Principais funcionalidades do Redmine

  • Calendário
  • Gráficos de Gantt: representa visualmente os projetos e prazos de entrega, indicando o progresso de cada um deles.
  • Cadastro de múltiplos projetos
  • Notificações de atualizações por e-mail
  • Criação de Wikis por projeto
  • Integração com Sistema de Controle de Código Fonte (SVN, CVS, Mercurial, Bazaar e Darcs)
  • Gerenciamento de tempo
  • Colunas ajustáveis por tarefas, tempo gasto, projetos, usuários


Gestão de Projetos no Redmine

O projeto criado dentro do Redmine, oferece ao gestor maior controle de prazos e produtividade e possibilita também atribuir as responsabilidades separadamente para cada membro da equipe. Além disso, é possível inserir informações, básicas e avançadas sobre os projetos, que vão contribuir para o entendimento e organização de cada tarefa a ser cumprida. 

Para deixar o texto mais didático, vamos exibir exemplos práticos das principais funcionalidades do Redmine utilizadas por nosso time de TI da Oobj:

Cada projeto possui sua “Visão Geral”, com as tarefas atribuídas, os membros participantes de acordo com a função e o tempo gasto no projeto até aquele momento. É possível também ver essas informações com mais detalhes, clicando nos demais atalhos disponíveis.


Atividades

Na aba de “Atividades”, é exibido em tempo real o andamento do que está sendo realizado, o horário em que foi feito, o tempo gasto e o responsável pela atividade. No canto direito, o usuário pode filtrar quais atividades deseja ver.


Planejamento

Na parte de “Planejamento”, são mostradas todas as tarefas relacionadas ao projeto, de acordo com o filtro utilizado (canto esquerdo da tela). Logo abaixo, as outras versões concluídas também podem ser acessadas. A previsão de entrega funciona de acordo com o acompanhamento da porcentagem das tarefas já realizadas com as que ainda restam.


Tarefas

Em “Tarefas”, a finalidade é vê-las separadamente de acordo com essas oito classificações: #ID único, Tipo, Situação, Prioridade, Versão, Título, Atribuído Para, Criado em, Alterado em, Tempo estimado, Tempo Gasto: Para visualizar todas as opções é necessário expandir essa parte da tela, clicando no botão “+”.

Além disso, existe a possibilidade de pesquisá-las utilizando a sessão de filtros, que está aberta na imagem. Dependendo da escolha, muitas outros tipos de buscas, ainda mais segmentadas vão surgir.


No exemplo de utilização de filtragem, selecionei “Papel do Responsável”, abrindo mais outras três opções de seleção (Situação e Papel do responsável). Combinando a opção “Igual a” e “Desenvolvedor” e clicando em “Aplicar”, temos a lista de resultados com as tarefas que fazem parte do Desenvolvimento.


Agile

Em “Agile”, as tarefas são ordenadas automaticamente dependendo da situação de cada uma. Essa funcionalidade é importante, principalmente no trabalho home office, pois fornece ao time uma visão organizada e mais palpável de como está o andamento das atividades. Assim, o gestor pode perceber em que etapa as atividades estão se acumulando mais e propor mudanças para melhorar o fluxo e acelerar os resultados. Os filtros disponíveis também auxiliam na visualização específica das etapas.


Registro de Sprints

Além dessas funcionalidades básicas que foram apresentadas aqui, o time da Oobj também configurou o Redmine para trabalhar com a abertura e controle de atividades das Sprints.  

Mas o que é Sprint?

A Sprint é o principal evento do método chamado Scrum, que visa facilitar a divisão de projetos em etapas ao longo do tempo. 

No caso da Oobj, por exemplo, as necessidades de melhoria ou correção dos produtos são alinhadas pelo gestores de TI e as tarefas são organizadas por prioridade. Após a definição de tarefas (fazem parte da Sprint), são estimadas datas para cumprí-las . Já aquelas que não forem realizadas vão para os Backlogs de cada Sprint (todos registradas no Redmine).

A equipe Oobj personalizou, então,  em “Tarefas” o acompanhamento de cada Sprint, podendo visualizar de acordo com os filtros escolhidos.


Toggl 

Esse programa tem como principal objetivo o controle de horas gastas da equipe e membros em diferentes projetos. Ele é gratuito para até 5 usuários cadastrados no time. 

O grande benefício do Toggl é ser simples e intuitivo, dando “start” ou “stop” para iniciar, finalizar ou mudar para outra atividade. Assim, conforme os usuários registram sua rotina de trabalho na ferramenta, os gráficos de horas gastas são construídos automaticamente. 



Principais funcionalidades do Toggl

  • Controle de horas gastas por projetos
  • Criação de times completos 
  • Visualização em tempo real das atividades realizadas entre os membros do time
  • Gráficos de horas gastas divididos entre time, clientes, projetos ou tags
  • Cadastro de diversos clientes, diferentes projetos ( classificados por clientes e tags


Gestão de tempo por projetos no Toggl

Para facilitar o entendimento, vamos utilizar exemplos práticos das funcionalidades do Toggl mais utilizadas pelo time de Marketing da Oobj:

Na aba individual “Timer”, o usuário controla o tempo em cada atividade iniciada. No campo superior se descreve a atividade realizada e a encaixa em alguma tag ou projeto (marcação colorida). Após iniciar, terminar ou pausar a tarefa, seleciona-se o botão no canto superior direito (“start” ou “stop”). Para retomar uma atividade já registrada anteriormente, basta aproximar o mouse e clicar no símbolo de “start”.


Na seção “Projetos”, é possível editá-los, criá-los, organizando por nome, cor, time e cliente (criados de forma personalizada pela equipe).


Na seção “Reports” fica relatório de tempo gasto por um ou vários projetos, com o tempo dividido por pessoa da equipe (separadas por cor)


Para visualizar o tempo gasto em cada projeto, basta mudar o filtro para “Project”. Assim, será exibido a duração na tabela com o número de tarefas realizada dentro do projeto e o gráfico de pizza. 


Na área de “Team”, na seção “Activiy” todos da equipe podem acompanhar o andamento da atividade dos colegas em tempo real ou por últimas 20 atividades cadastradas. Ao lado da tarefa, há a informação da última atividade registrada pelo usuário e se ainda está trabalhando nela (Running).


Essa ferramenta é extremamente valiosa para gerenciamento de equipes, em especial durante o trabalho de home office. Pois possibilita uma visão macro do que tem sido executado. Através dela, gestores podem perceber a produtividade de cada membro e visualizar o tempo gasto em projetos que muitas vezes não contribuem com o crescimento do negócio. 



Trello

O trello é uma ferramenta que organiza projetos em quadros, podendo ser estruturado de forma sequencial. Muito indicado para monitorar os times, andamento de tarefas e projetos. Ele pode pode ser ajustado de acordo com a necessidade de cada usuário e sua versão gratuita já possibilita bastante liberdade de criação.

Principais funcionalidades do Trello

  • Descrição detalhada de atividades
  • Criação de listas personalizadas
  • Adição de cartões nas listas
  • Criação de checklists
  • Atribuir cartões aos responsáveis
  • Upload de arquivos
  • Criação de alertas de entrega aos responsáveis (e-mail)
  • Timeline de atualização de atividades
  • Calendário


Gerenciamento de atividades no Trello 

Abaixo, trouxemos um modelo editável de gerenciamento de Notas Técnicas no trello. Com ele, é possível organizar todas as etapas do processo de implantação das NTs

Nesse quadro, estão ordenadas sequencialmente as etapas: entrada da NT, Backlog, Desenvolvimento, Teste, Implantação, Filed (etapas que não funcionaram) e armazenamento de manuais técnicas.  Em cada cartão desse, ainda é possível ainda, adicionar checklists, responsáveis e arquivos.

Para receber o passo a passo completo de como usar o quadro já estruturado, acesse:

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