O que um Software Emissor precisa ter para contribuir com meu negócio?

0
SOFTWARE EMISSOR DE NOTAS FISCAIS Tempo de leitura: 7 minutos

É possível que a emissão da NFe ocorra de uma forma mais rápida, segura e constantemente monitorada. Porém, isso vai depender do Software Emissor que sua empresa utiliza.

 

Emissão de NFe

Lá se vão 10 anos das primeiras obrigatoriedades da NF-e. De lá pra cá, houveram muitas evoluções: Já são mais de 1,5 milhões de empresas emitindo Nota Fiscal eletrônica no País.

Além disso, a NFe passou a fazer parte da rotina das empresas, trazendo benefícios em diversas áreas e automatizando vários processos.

A emissão de Documentos Fiscais eletrônicos (DFe) possui alguns itens fundamentais que se sua empresa ainda não tem, você pode estar perdendo muito.

Por isso é importante um bom gerenciamento fiscal, com um software emissor que atenda às suas necessidades e contribua para o seu negócio.

 

software emissor ideal

 

Veja 18 itens essenciais para que isso ocorra:

 

1) Tempo de autorização de nota em no máximo 5 segundos, independente do volume de emissão

A solução de DFe deve ser capaz de emitir o documento em até no máximo 5 segundos, independente da emissão normal ou contingência, ou até mesmo pelo volume de notas emitidas no mesmo momento. Normalmente, a SEFAZ tem autorizado notas em menos de 3 segundos. Portanto, não se justifica uma solução de DFe que demore mais tempo. Se isso está acontecendo, o que não é comum, é preciso rever sua solução de emissão atual. Afinal, a satisfação do seu cliente está sendo afetada drasticamente. 

2) Possibilidade de todos os tipos de emissão em Contingência

A solução de DFe deve ter todas as possibilidade de emissão em contingência (EPEC, SVC, OFF) e fácil de usar caso a empresa esteja com dificuldades de emissão por problemas técnicos ou indisponibilidade da SEFAZ de Origem. O ideal, é que esse mecanismo de contingência seja automático e inteligente. De forma a entrar em contingência sem a necessidade de intervenção humana.

3) Imunidade a indisponibilidade de serviço dos sistemas receptores

Se a SEFAZ de Origem está fora qual o procedimento adotado por seu negócio nessas situações? Se nesses momentos a empresa fica um caos, você precisa rever sua solução de emissão. É preciso que sua mensageria fiscal seja imune às indisponibilidades de serviços dos sistemas receptores, pois isso possibilita a entrada em contingência e faz o reenvio do XML a Sefaz de forma automática. Os mecanismos de contingência do DFe foram criados com esse objetivo, isto é, que sua empresa não fique parada por uma indisponibilidade da SEFAZ.

4) Acompanhamento em tempo real das notas emitidas

ciclo-de-vida-nfe

Acompanhe o Ciclo de Vida de todos os seus Documentos Fiscais através do nosso Painel de Gestão Centralizada, o Monitor Oobj.

É extremamente importante saber se os seus clientes estão se manifestando frente as notas que você emite contra ele. Ter esse controle é fundamental para que a sua empresa não tenha problemas de escrituração, quebrando alguns itens de compliance.

 

5) Impressão automática de DANFE

Outro recurso muito importante e útil, é a possibilidade da solução de emissão fazer o processo de impressão automática (depois de autorizada já enviar para a impressora) do DANFE. De acordo com a regra (CNPJ, usuário, impressora) e em diversas impressoras. Por exemplo, O usuário de uma unidade deseja imprimir todas as notas da série “X” em uma impressora e todas as notas da série “Y” em outra impressora de forma automática. 

6) Possibilidade de impressão do boleto ou outro comprovante junto à nota fiscal eletrônica

É muito comum as empresas enviaram os boletos junto com a nota fiscal aos seus clientes. Ter esse recurso de imprimir os dois documentos na sequência é fundamental para o ganho logístico. Já que, para um cenário de grandes volumes de emissão, ter que ficar juntando boleto + DANFE resulta em uma perda considerável de tempo, além do risco de enviar o documento errado ao cliente.

7) Acompanhamento dos eventos Fiscais das NFe emitidas

É possível acompanhar todos os eventos fiscais das NFe que sua empresa emite e isso é importante para que você saiba como sua mercadoria está se deslocando até chegar ao cliente final, isto é, se houve emissão ou cancelamento de CTe e MDFe para aquela NFe, se passou em um posto de fiscalização, deu entrada na SUFRAMA ou se houve averbação. Visualizar tais acontecimentos em tempo real proporciona maior segurança à empresa, pois ter esse controle previne atuações fiscais.

 

8) Consulta periódica de informações cadastrais dos clientes

Algumas NFe estão sendo denegadas pela SEFAZ por problemas de irregularidade do destinatário. Isso sempre é uma complicação para as empresas que já fazem o processo de separação de mercadoria e colocam no caminhão. E após isso, são transmitidas as NFe para autorização. Porém, quando acontece uma denegação, é necessário que a mercadoria seja retirada do caminhão, atrasando sua saída. Consequentemente há prejuízos logísticos se isso ocorrer. Portanto, é importante que as soluções de emissão NFe disponibilizem uma consulta frequente para analisar a situação cadastral do cliente antes da emissão da NFe, reduzindo a denegação da nota.

 

9) Visualização de DFe emitidos e recebidos em um único local web

Isso facilita o trabalho de gestão dos seus documentos fiscais eletrônicos, auxiliando várias áreas da empresa (operação, fiscal, logística, financeira, marketing), pois a emissão de DFe impacta diversos setores do negócio.

 

10) Disponibilização de DFe emitido para o cliente, transportador e contabilidade

O Software emissor de documento fiscal precisa prover o recurso de envio de XML + DANFE  por e-mail. Além disso, ser capaz de disponibilizar o XML para todos os envolvidos no documento, já que é uma obrigação fiscal do emitente. Ademais, com essa possibilidade a empresa acaba diminuindo o custo com chamadas ao SAC por solicitação de segunda via de nota fiscal.

download-xml-publico

 

11) Entrega e acompanhamento do XML por WebServices

Fazer a entrega do XML para as grandes redes varejistas e possibilitar o acompanhamento de entrega do XML, através de uma interface de gestão, é essencial para as empresas. Várias redes varejistas exigem que as notas fiscais emitidas contra ela sejam enviadas por Webservices, e essas redes fazem controle muito rígido quanto ao recebimento da mercadoria física.

12) Validação e Auditoria fiscal/tributária das NFes emitidas e recebidas

Para garantir o compliance fiscal, a mensageria de DFe deve prover mecanismos de validação fiscal das NFes emitidas e recebidas, além de ter funcionalidade de auditoria dos XML emitidos e recebidos com suas obrigações fiscais.

 

diagnostico-tributario-nfe

13) Ajudar a resolver problemas com as rejeições

Algumas rejeições de NFe não são simples de entender, por isso é fundamental que a solução de DFe disponibilize um recurso que explique qual é o motivo da rejeição e como resolvê-la. Isso facilita o trabalho do time de operações e evita que a área fiscal da empresa interfira com frequência nessas situações.

 

14) Alertas relevantes à empresa: Vencimento de Certificado Digital

Você já foi surpreendido com o faturamento da empresa parado por vencimento do certificado digital? Parece simples, mas ninguém fica olhando o vencimento de certificado. A solução de emissão deve disparar alertas aos responsáveis quando o certificado digital está vencendo. Assim, ele é trocado e seu negócio não é prejudicado devido a um problema tão simples.

15) Armazenamento de XML dentro do prazo legal e de fácil acesso

A lei diz que as empresas precisam ter os XML emitidos e recebidos por 5 anos. Porém, manter os XML em pastas do servidor é  arriscado e difícil de localizar, dificultando o acesso pela administração tributária, quando solicitado. A solução de DFe deve disponibilizar algum recurso que seja fácil buscar e exportar os XML´s quando solicitado.

 

16) Capacidade de acionar contingência automaticamente (NFCe)

Para o cenário do varejo com a emissão da NFCe, é importante que o software emissor de DFe analise o ambiente interno e a SEFAZ (recurso de acompanhamento da saúde do ambiente) e assim, conseguir entrar e sair de contingência de forma automática, sem necessidade de intervenção humana.Outro recurso importante é a retransmissão do documento fiscal automaticamente também para a SEFAZ autorizada.

17) Interface de conciliação entre a NFCe emitida na Sefaz e gerada no PDV

Outro recurso importante, é conciliar as vendas realizadas no Ponto de Venda e os documentos emitidos e autorizados pela Sefaz. Assim, diferenças são evitadas, as quais irão ser problemas na contabilidade e na entrega das obrigações acessórias.

18) Suporte técnico 24h por dia e 7 dias na semana

Ter uma equipe de atendimento proativa, sempre pronta a tirar dúvidas e resolver erros é muito importante para que seu negócio não fique parado. A rapidez na resolução de problemas técnicos também é essencial. Não adianta existir atendimento se ele é lento e ineficiente. É necessário que sua empresa garanta a emissão dos documentos fiscais. Sem emissão não há faturamento! Com perfeição não há multas!

 

Software emissor completo

A Oobj possui todos esses itens em suas soluções fiscais, que são utilizadas por milhares de clientes em todo o território nacional.

Se você precisa de um Emissor de documentos fiscais eletrônicos que contribua e otimize processos do seu negócio, fale conosco.

 

TESTE NOSSO SOFTWARE DE EMISSÃO

 

 

 

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *