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Inutilização da NFe: como e quando fazer

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Tempo de leitura: 3 minutos

Na Nota Fiscal eletrônica, existe um campo chamado “Número”. Essa numeração sempre está em sequência. Por exemplo, se foi emitida a nota n° 1000, a próxima será a de n°1001. 

De vez em quando, durante a emissão, ocorrem problemas técnicos, que podem causar uma quebra de sequência dessa numeração citada no parágrafo acima.  Mas isso não pode acontecer. Segundo a legislação, a sequência precisa ser respeitada e rupturas entre os números não são permitidas.   

Porém, caso isso ocorra de forma involuntária, o emissor deve  comunicar à Sefaz sobre esse problema e apresentar uma justificativa até o décimo dia do mês subsequente. É válido ressaltar que existe a possibilidade do fisco não reconhecer o pedido de inutilização, caso seja identificado algum tipo de fraude.  Bom, esse processo é definido como inutilização da NFe. 

A inutilização da NFe, dessa forma, informa aos órgãos de fiscalização que houve um erro no controle da numeração e que os números informados não serão utilizados em nenhuma nota fiscal.

Vamos ver no tópico abaixo, como inutilizar uma NFe:



Como fazer a inutilização da NFe

Passo a passo para inutilizar a NFe:

  1. Fazer a comunicação da quebra de sequência com a Sefaz até o décimo dia do mês subsequente ao erro. Por exemplo, se a quebra numérica ocorrer em janeiro, você deve informar o Fisco até 10 de fevereiro.
  2. Visto isso, é necessário entrar no seu emissor fiscal para cumprir o processo. No sistema da Oobj, por exemplo, para inutilizar um documento, é necessário preencher o seguintes campos: Emitente, Modelo, Ambient, Ano, Série, Nº Inicial, Nº Final e Justificativa:
Como fazer a inutilização da NFe no Monitor Oobj

3. Bom, por fim, é importante não esquecer de lançar nos livros fiscais, as notas de numeração inutilizada, sem os valores monetários e seguindo as regras de escrituração. 



Situações para inutilizar uma NFe

  • Quebra na sequência númerica da NFe
  • Quebra na sequência não ser intencional, com intencional (fraude)
  • Numeração da NFe não ter sido utilizada anteriormente em outra Nota Fiscal, mesmo que tenha sido de um documento cancelado, autorizado ou denegado. 

E em quais situações eu não devo inutilizar uma NFe? Veremos a seguir:



Situações em que não fazer a inutilização da NFe 

Em alguns cenários a inutilização da NFe não deve ser feita. Para ajudar a identificar essas situações, colocamos cada uma de forma detalhada:

NF-e cancelada

Uma nota é cancelada, quando o documento fiscal é aprovado mas o produto não inicia sua circulação. Isso pode acontecer por vários motivos, como por exemplo: erros de digitação na Nota ou desistência da compra. 



Assim como a inutilização, o pedido de cancelamento também é feito pelo sistema de emissão. Ele deve ser realizado em até 24h após o momento que a nota foi autorizada pela Sefaz. Porém, o evento confirmação da operação não deve ter ocorrido. Quando a confirmação, por parte do consumidor é homologada, a nota não poderá mais ser cancelada e deverá acontecer a devolução da NFe.




NFe de devolução

A Nota Fiscal de devolução invalida os efeitos da operação de compra. Ela pode se aplicar também quando a entrega do produto atrasar, ou o estoque acabar. 

Nos campos desse documento deve conter:

  • Número
  • Data de emissão
  • Valor da operação original
  • Informação dos impostos que se aplicam

Por fim, é necessário que a NFe de devolução seja enviada ao destinatário e autorizada pelo Fisco.



NFe complementar

Por mais que o nome seja ilustrativo, é importante frisar que esse documento não é utilizado para substituir informações. A NFe complementar acrescenta dados necessários, como valores do produto, quantidades, características, etc.

Ela é diferente da Carta de Correção, que possui outro objetivo. Saiba mais aqui:



NFe denegada

Irregularidades fiscais com o emissor ou destinatário podem resultar na denegação da nota. Como esse documento tem validade jurídica, não é possível utilizar o mesmo número. Assim, deve-se armazenar o XML da NFe por 5 anos.




Bom, é válido ressaltar que todas as notas canceladas, denegadas e inutilizadas precisam, obrigatoriamente, de escrituração, sem os valores monetários, seguindo a legislação.

Por fim, se você deseja consultar o status de uma NFe (autorizada, cancelada, etc.), é possível fazer isso através do Portal Nacional da NFe.



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Fonte: Sefaz

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