Uma solução por semana #02 – Recebe DF-e

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Cenário:

A Legislação exige que toda empresa armazene pelo prazo legal (05 anos) os XML’s das NF-e’s emitidas e recebidas.

Emitidas tudo bem! Se somos nós quem emitimos, temos o controle sobre a informação. Mas… NF-e’s recebidas ??? Como posso controlar isso?

E se meu fornecedor não enviar o XML? Quer dizer então que eu só posso receber uma mercadoria se o meu fornecedor já tiver enviado o XML?

Não necessiariamente. Você pode receber a mercadoria se o seu fornecedor se comprometer a lhe enviar o XML, mas não é o que a maioria das empresas tem feito. A grande maioria está condicionando o recebimento da mercadoria à entrega do XML por parte do fornecedor.

Mas como o fornecedor envia o XML?

Até o presente momento, o e-mail tem sido a forma mais utilizada para a troca de XML’s entre as empresas. Não é a única nem a mais segura, mas sem sombra de dúvidas é a mais acessível, afinal qualquer um tem uma conta de e-mail.

Quer dizer então que meus fornecedores enviarão tudo para o meu e-mail?

Pode até ser, mas não é isso que recomendamos. Se você divulgar seu e-mail pessoal, logo logo poderá cair em listas de Spams e sua caixa de entrada ficará cheia de propagandas idesejadas e provavelmente muitos vírus.

Além disso, não é só receber os XML’s. Você tem que validar se o arquivo recebido realmente é um XML válido e consultar o documento na Sefaz para saber se realmente a NF-e está autorizada.

“Os colaboradores da minha empresa gastam muito tempo para receber os XML’s por email e checá-los no site da Receita. Também recebo diversos XML’s falsos com vírus embutidos e gasto muito com segurança (treinamentos, softwares etc) na minha empresa por conta disso.”

Investir esforço humano em tarefas que podem ser automatizadas é muito oneroso e está propenso a erros. Tarefas desse tipo podem ser automatizadas por meio de softwares.

O Recebe DF-e lhe garante esta automação, conectando periodicamente à caixa de entrada do seu email (aquele que você divulga para seus fornecedores), analisando o anexo das mensagens e validando os XML’s junto a SEFAZ. Nunca mais se preocupe com vírus ou tentativas de pishing.

Libere seus colaboradores para produzirem o que de fato importa para os seus negócios e deixe o serviço pesado com nossa aplicação.
É possível também acompanhar o andamento de seus recebimentos, saber a qualquer momento o status de cada documento perante a Receita, controlar quais mercadorias já entraram em sua empresa.

Caso você receba um arquivo XML inválido (fora dos padrões), a aplicação se encarrega de alertar os envolvidos, retornando uma mensagem para o remetente e para qual colaborador da sua empresa você desejar.
O trabalho do seu colaborador que antes era ler os emails dos fornecedores, agora se resumirá a ler os emails de alerta da aplicação e acionar o fornecedor problemático para que se adeque.
Você ainda poderá gerar relatórios para integrar a seu ERP e ter uma visão mais ampla do que acontece na sua empresa.

E se a NF-e for cancelada no dia seguinte? Quer dizer então que eu vou ter que ficar consultado depois?

Não. Na verdade nada disso acima será preciso se você utiliza o Recebe DF-e.

Se você já utiliza a solução, sabe que não precisa nem abrir a Caixa de Entrada. O Recebe DF-e monitora sua conta de e-mail o dia todo, descartando Vírus e Spams. Ao identificar um e-mail contendo qualquer anexo, processa a mensagem extraindo as possíveis NF-e’s e possíveis CT-e’s (Isso mesmo. O Recebe DF-e contempla NF-e e CT-e). A solução processa XML’s puros e também arquivos compactados que possam conter XML ( ZIP, RAR e 7Z).

Depois de identificar o arquivo a solução valida a sua estrutura e assinatura digital (garantindo a integridade do mesmo) e depois consulta o status do documento direto na Sefaz.

E eu? O que preciso fazer?

Enquanto isso, você pode se dedicar a outras atividades, afinal o tempo hoje em dia é muito precioso. Deixe que o Recebe DF-e faça o trabalho pesado por você. Troque os vírus, spams e todo o trabalho manual por portal de gerenciamento com várias funcionalidades. Falaremos do portal mais adiante.

Um fornecedor não enviou o arquivo para o e-mail da empresa, o que fazer?

Nesse caso, você pode encaminhar a mensagem para a conta da empresa ou então você mesmo pode fazer um Recebimento Manual direto no portal:

 

Se você preferir, pode disponibilizar uma interface para que o seu próprio fornecedor faça o upload do xml. Essa interface é chamada de: Upload Público:

E se eu quiser controlar a entrada de mercadorias exigindo o XML do fornecedor?

Para isso temos o Registro de Entrada. Você pode escolher se vai liberar a entrada da mercadoria sem o XML.

Para facilitar a operação você pode utilizar um Leitor de Código de Barras:

E como gerencio essas informações?

Todas as informações estarão disponíveis para você gerenciar o processo de entrada:

 

 

No portal você pode:

– Manifestar-se perante a Sefaz (Manifestação do destinatário)

– Revalidar o Arquivo XML

– Consultar o documento novamente na Sefaz

– Reentregar o arquivo para o ERP

– Fazer Download do XML, XML de Cancelamento e XML de Eventos.

– Fazer Download do DANFE/DACTE em PDF

– Emitir relatórios em PDF e XLS

 

Além disso você tem acesso a gráficos para facilitar a gestão do seu negócio:

 

OK, mas então os colaboradores da minha empresa gastarão muito tempo para cruzar as informações do Recebe DF-e e meu ERP, certo?

Errado. Além de oferecer todas as facilidades já citadas, o Recebe DF-e disponibiliza os arquivos recebidos para que sejam consumidos por outros serviços, inclusive o seu ERP.
Você ainda tem a flexibilidade de escolher se quer integrar utilizando o próprio arquivo recebido (em formato XML ou TXT, você escolhe) ou direto em uma base de dados.

E se o  meu fornecedor não disponibilizar o arquivo XML de forma alguma?

E se alguém emitir uma NF-e contra a minha empresa sem o meu conhecimento?

 

Para isso temos outra solução! Com o novo módulo da Manifestação do Destinatário você pode localizar na Sefaz todos os documentos emitidos contra a sua empresa e fazer o download desses arquivos direto na Sefaz, mas isso já é assunto para um novo post.

 

Até a semana que vem!

 

Por: Gustavo Santana e Danilo Guimarães

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