Por quanto tempo guardar Notas Fiscais?

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Guardar notas fiscais Tempo de leitura: 2 minutos

Empresas que não armazenam suas Notas Fiscais correm o risco de ter que pagar impostos novamente e com acréscimo de multas. Entenda a importância de guardar notas fiscais por 5 anos. 

Atualmente, muitas empresas já se preocupam em armazenar as notas fiscais emitidas, mas, não são todas que realizam o armazenamento das notas recebidas de fornecedores. Guardar Notas Fiscais emitidas e recebidas durante 5 anos, é obrigatório por lei.

 

Guardar Notas Fiscais, além de importante, é obrigatório

Guardar notas fiscais é de obrigatoriedade do contribuinte emitente ou destinatário. Assim, a contabilidade não tem obrigação de guardar seus documentos e tampouco a Sefaz. As empresas são obrigadas, por lei, a guardar Notas Fiscais emitidas e recebidas por 5 anos.

É válido ressaltar que a NFe é o arquivo XML assinado e autorizado digitalmente. É esse arquivo que deve ser armazenado, mantendo o formato em que foi transmitido e autorizado. Portanto, guardar somente o DANFE, isto é, a versão em .pdf do documento não é o suficiente. Aliás, o armazenamento do DANFE não é obrigatório, o documento que tem validade fiscal é o arquivo XML.

 

Porque é necessário armazenar por 5 anos?

Porque é durante esse período que o fisco pode solicitar os documentos para conferência. Caso a empresa não possua as notas solicitadas, ela pode receber multas. Além disso, é dentro desse prazo (5 anos) que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas.

 

Além da obrigatoriedade, confira outros motivos para armazenar suas notas fiscais:

Caso sua empresa guarde as notas fiscais emitidas e recebidas ela tem a segurança de não receber multas por isso. Mas, caso não o faça consequências podem ser geradas.

Por exemplo: sem a Nota Fiscal de recebimento, a empresa não pode vender bens e/ou equipamentos adquiridos, afinal, não terá o comprovante fiscal para entregar ao novo comprador. Além disso, a empresa perde seu direito a garantia de produtos adquiridos.

 

Como realizar a guarda segura das NFes?

A segurança no armazenamento é importante, afinal, nenhuma empresa quer ser multada. Mesmo quem emite poucas notas deve se preocupar com o armazenamento da NFe. Pois, em caso de perda, a Sefaz não é responsável por disponibilizar esses documentos para a recuperação.

A guarda das NFes deve ser feita de maneira segura e prática. Afinal, sua empresa precisa ter acesso às notas no momento em que precisar. O armazenamento em computadores ou pen drives é uma opção, mas, podem ser um risco, estes equipamentos podem estragar ou sumir.

Um boa alternativa para salvar seus documentos de maneira segura é armazená-los na nuvem, que além de oferecer maior segurança facilita o acesso a eles.

 

Armazenamento seguro e gratuito

Soluções seguras e práticas são importantes para o armazenamento de notas de maneira organizada e eficiente.  A Oobj oferece uma solução gratuita onde você pode fazer o backup seguro de seus documentos fiscais eletrônicos pelo prazo previsto pela legislação. Além disso, no Noov você tem  a opção de compartilhamento de notas com seus clientes, parceiros e contadores.

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