Todas as empresas devem guardar Notas Fiscais. As que não possuem essa prática correm o risco de ter que pagar impostos novamente e com acréscimo de multas.
Atualmente, muitas empresas já se preocupam em armazenar as notas fiscais emitidas, mas não são todas que realizam o armazenamento das notas recebidas de fornecedores.
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Guardar Notas Fiscais, além de importante, é obrigatório
Guardar notas fiscais é de obrigatoriedade do contribuinte emitente ou destinatário. Assim, a contabilidade não tem obrigação de guardar seus documentos e tampouco a Sefaz. As empresas são obrigadas, por lei, a guardar Notas Fiscais emitidas e recebidas por 5 anos.
É válido ressaltar que a NFe é o arquivo XML assinado e autorizado digitalmente. É esse arquivo que deve ser armazenado, mantendo o formato em que foi transmitido e autorizado. Portanto, guardar somente o DANFE, isto é, a versão em pdf do documento não é o suficiente. Aliás, o armazenamento do DANFE não é obrigatório, o documento que tem validade fiscal é o arquivo XML.
Por que é necessário guardar notas fiscais por 5 anos?
Porque é durante esse período que o fisco pode solicitar os documentos para conferência. Caso a empresa não possua as notas solicitadas, ela pode receber multas. Além disso, é dentro desse prazo (5 anos) que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas.
Outro detalhe importante para manter suas notas recebidas por cinco anos é a revenda de produtos adquiridos. A empresa não pode vender bens e/ou equipamentos adquiridos, afinal, não terá o comprovante fiscal para entregar ao novo comprador. Além disso, a empresa perde seu direito a garantia de produtos adquiridos.
👉 Conheça os riscos de não receber todas as suas notas fiscais
Como guardar notas fiscais de forma segura?
A segurança no armazenamento é importante, afinal, nenhuma empresa quer ser multada. Mesmo quem emite poucas notas deve se preocupar com o armazenamento da NFe. Pois, em caso de perda, a Sefaz não é responsável por disponibilizar esses documentos para a recuperação.
A guarda das NFes deve ser feita de maneira segura e prática. Afinal, sua empresa precisa ter acesso às notas no momento em que precisar. O armazenamento em computadores ou pen drives é uma opção, mas, podem ser um risco, estes equipamentos podem estragar ou sumir.
Um boa alternativa para salvar seus documentos de maneira segura é armazená-los na nuvem, que além de oferecer maior segurança facilita o acesso a eles.
Armazenamento seguro e prático
Soluções seguras e práticas são importantes para guardas as notas de maneira organizada e eficiente.
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