Dicas sobre Gestão de Compras e Recebimento de Mercadorias

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Tempo de leitura: 4 minutos

Entenda como funciona as etapas de gestão de mercadorias e veja como melhorar a produtividade da sua empresa. 

 

Não perca tempo para receber um grande volume de produtos que sua empresa comprou. Veja essas dicas práticas sobre a gestão de compras e o processo de recebimento de mercadorias.

 

Consequentemente, a gestão correta de mercadorias aumenta a produtividade do seu time, ganha de tempo, agiliza processos e evita erros. Para isso, é importante saber que o processo, geralmente, se divide em algumas etapas:

 

  1. Pedido de Compra / Devolução de Mercadoria
  2. Registro de Entrada
  3. Manifestações
  4. Reconhecimento do Usuário

 

+ Acompanhe o ciclo de vida de suas notas fiscais

 

Veja agora como cada um deles funciona:

 

1. Pedido de Compra / Devolução de Mercadoria

Nessa etapa ocorre  todo o processo de gestão de compras e, consequentemente, o recebimento de mercadorias começa.

 

Geralmente, o pedido é realizado através do sistema ERP da empresa. Após os dados da compra serem informados, o fornecedor emite a Nota Fiscal, gera o CTe o MDFe (quando necessário) e realiza o envio da mercadoria para o cliente.

 

Quando a mercadoria chega até a empresa, podem ocorrer alguns cenários:

 

Recepção normal/padrão:

Neste caso, a mercadoria adquirida chega com DANFE e o XML já foi enviado para a empresa.

 

Então, a empresa realiza a manifestação do destinatário tomando ciência da emissão. Depois disso, a mercadoria é recebida normalmente e a empresa realiza a manifestação final. Enfim, a MDe confirma que a operação foi de fato realizada como foi descrita na NFe.

 

⚠ Atenção: Antes de “Confirmar a Operação” é importante que o destinatário da mercadoria confira se aquilo que foi entregue condiz com o pedido inicial. 

 

Após esse processo, a empresa ainda precisa realizar às obrigações acessórias, como lançar o documento no SPED, por exemplo.

 

Fornecedor não enviou o XML

Se acaso o seu fornecedor enviou a mercadoria acompanhada do DANFE mas não realizou o envio do XML, existem algumas opções:

 

  1. Barrar a entrada da mercadoria;
  2. Aguardar o envio do XML – processo que pode demorar horas ou até mesmo dias;
  3. Baixar as notas diretamente da SEFAZ;

 

  1. Barrar a entrada da mercadoria:

Quando a mercadoria é enviada sem o XML muitas empresas optam por não recebê-la. A atitude é justificada pelo fato de que o DANFE não garante a validade fiscal, logo, a nota fiscal pode ser falsa ou apresentar problemas.

 

Esta é a opção mais segura para empresas que não possuem uma solução especializada.

  1. Aguardar o envio do XML:

Outra opção para empresa é aguardar o envio do XML por parte do fornecedor. Porém, nesse cenário há riscos do fornecedor não enviar o documento ou demorar demais para isso. Neste tempo sua empresa já pode ter perdido muito em produção e produtividade.

 

  1. Baixar às notas diretamente da SEFAZ

Você sabia que é possível baixar os documentos fiscais emitidos contra o seu CNPJ diretamente no site da SEFAZ? É possível realizar esse processo manualmente, mas para isso é necessário ter a chave de acesso presente no DANFE.

 

O processo é o seguinte:

 

  1. Tenha o DANFE em mãos;
  2. Acesse o site da Nota Fiscal Eletrônica;
  3. Digite a chave de acesso no campo informado. É necessário informar o número de 44 dígitos presente no DANFE.
  4. Digite o código de acesso da imagem do site;.
  5. Faça o download do XML.

Devido a todas essas etapas,  esse processo pode demorar muito de acordo com o porte/demanda da sua empresa.

 

Por isso, existem ferramentas especializadas no recebimento de documentos fiscais que baixam todas as notas emitidas contra o seu CNPJ automaticamente. Dessa forma, você tem acesso a todos esses documentos fiscais e ainda pode realizar a manifestação de forma simplificada.

 

Processo de devolução de mercadoria:

O processo de devolução de uma mercadoria não é de responsabilidade do comprador, mas isso não significa que ele não seja um ator no processo.

 

Se acaso a mercadoria for devolvida, é necessário que o vendedor/fornecedor emita uma Nota Fiscal de Devolução com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) específico para devolução e faça a escrituração do documento no SPED.

 

+ Tenha todos os documentos emitidos contra o seu CNPJ

 

2. Registro de Entrada

O registro de entrada da mercadoria é um processo recomendado para todas as empresas. Ele pode ser realizado tanto no sistema ERP (quando ele oferecer essa opção) ou direto na aplicação de recebimento de documentos fiscais.

Esse processo deve registrar quando uma mercadoria teve entrada física no CD (Centro de Distribuição) ou na própria empresa. Normalmente é feito lendo o código de barras do DANFE enviado pelo fornecedor “bipando” a informação através de um leitor infravermelho.

Porém, o importante é que o registro dos documentos seja feito em ordem cronológica e sejam agrupados de acordo com o CFOP.

 

3. Reconhecimento do Usuário

Outra informação importante de se ter na entrada é indicar qual o responsável pelo processo de recepção da mercadoria. Isso garante que todo o fluxo seja mapeado e com posse do usuário que realizou o registro de entrada é possível atribuir um “dono” à tarefa.

 

Além disso, qualquer problema relacionado à entrada física dos produtos poderá ser conferido com o colaborador que realizou o processo.

 

4. Manifestação do Destinatário

A Manifestação do Destinatário é uma etapa importante no processo de recebimento de mercadoria. Através dela o destinatário do produto confirma a operação e garante que o fornecedor não cancele o documento.  Ela também indica a entrada fiscal da mercadoria na empresa.

 

Ademais, o processo de manifestação auxilia o contribuinte na prevenção de fraude, uma vez que por meio da opção ‘Desconhecimento da Operação’ é possível declarar que a operação descrita no documento não foi solicitada pela sua empresa.

 

Para aprender como realizar a manifestação de forma manual leia:

 

 

 

 

 

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